CNC I — Sistemas contables internos y registro de las operaciones (Compendio de Normas Contables para Cooperativas)

Capítulo I

SISTEMAS CONTABLES INTERNOS Y REGISTRO DE OPERACIONES

Los registros o sistemas auxiliares establecidos por las cooperativas deberán permitir, entre otras cosas: la generación de los estados a que se refieren los Capítulos H-1, H-2 y H-3, con su información de detalle o sus notas; la preparación de las diversas declaraciones o información específica solicitada por las entidades facultadas para exigirlos; un adecuado control sobre sus operaciones diarias y el cumplimiento de las regulaciones que rigen su actividad; y, la obtención de información analítica suficiente para su gestión.

Todas las operaciones que dan origen a los saldos de los activos, pasivos, patrimonio neto, resultados y cuentas de orden para el control de compromisos o responsabilidades, como asimismo sus movimientos, deberán quedar perfectamente identificadas, de modo que en cualquier momento se pueda conocer la composición de los saldos y su documentación de respaldo.

Las cooperativas tienen plena libertad para utilizar las modalidades de registro, almacenamiento y captura de datos (libros, planes de cuenta, etc.) que respondan a sus distintas necesidades de control y requerimientos internos o externos de información, siempre que se ajusten a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

Las operaciones realizadas deberán quedar registradas de tal modo que, a más tardar el día hábil bancario siguiente, se cuente con la información acerca de los saldos diarios para efectos normativos, como es el caso del encaje, o para otra información que deba proporcionarse a esta Superintendencia.

Esos saldos diarios deberán incluir la totalidad de las operaciones que efectivamente se realizaron en todas las oficinas de la cooperativa en el respectivo día.

Las cooperativas deberán conservar en sus archivos toda la documentación comprobatoria de las imputaciones contables, ordenada de tal forma que su consulta sea fácil y expedita.

Dicha documentación comprende tanto la que ampara las operaciones realizadas por la cooperativa como la demostrativa de los cálculos o estimaciones para la valoración de los activos y pasivos (provisiones, amortizaciones, valor razonable, etc.).

La documentación de que se trata incluye también la relativa a las operaciones fuera de balance (como los créditos contingentes en general y los compromisos y responsabilidades frente a terceros) y toda la información necesaria para fundamentar una auditoría de los estados financieros o de la información contable en general, tales como el control de los poderes otorgados para representar a la cooperativa y de los juicios entablados a favor y en contra de la entidad.

Los registros y su documentación de respaldo deberán mantenerse durante el tiempo que corresponda, de acuerdo con lo establecido en el artículo 155 de la Ley General de Bancos y las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en el Capítulo 1-10 de la Recopilación Actualizada de Normas para bancos.

3 Información para propósitos distintos a la generación de estados financieros

Si bien los estados financieros y los estados contables que mensualmente deben enviarse a esta Superintendencia, constituyen una información clave que emana de la contabilidad, es menester que la base contable de las cooperativas permita generar toda la información que requiere para los demás propósitos, tanto internos como externos, como es el caso del control de los importes de los derechos y obligaciones de la entidad o el cómputo de operaciones para ciertos efectos legales o reglamentarios.

En ese sentido, los requerimientos de información de esta Superintendencia que se refieran a operaciones, precisarán los conceptos en relación con el propósito para el cual se pide esa información, distinguiendo si se trata de importes que se reflejan en los estados financieros, de valores contractuales o bien de otro tipo de datos, como ocurre en el caso de los pasivos sujetos a encaje que excluyen los reajustes e intereses devengados.

Salvo por las disposiciones generales anteriores, las normas de esta Superintendencia no se refieren a materias relativas el manejo de la contabilidad interna, puesto que se trata de asuntos técnicos propios de la gestión, en que le corresponde a la administración de la cooperativa velar porque la entidad cuente con políticas y procedimientos documentados y efectivos, profesionales idóneos y empleados debidamente capacitados.

Frente a eso, no procede que este Organismo instruya asuntos de contabilidad general (por ejemplo, la dinámica de cargos y abonos a ciertas cuentas que deberían o podrían mantenerse en los libros), ni que imparta órdenes de índole administrativa para abordar materias tales como: los controles que aseguran el registro oportuno de todas las transacciones y el resguardo de la integridad de los datos almacenados; la asignación de autoridad y responsabilidades; los procesos de verificaciones y supervisión (autorizaciones, chequeos cruzados, conciliaciones de procesos y cuentas, información para la administración, etc.); auditorías internas para verificar el apego a los controles establecidos y la confiabilidad de los distintos tipos de informes que emanan de la contabilidad; etc. Lo anterior no es óbice para que esta Superintendencia, desde la perspectiva de la evaluación de los riesgos, examine materias de esa índole en sus visitas de inspección.

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