CAC-3 — Instrucciones adicionales para las cooperativas de ahorro y crédito

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CAPÍTULO CAC-3

INSTRUCCIONES ADICIONALES PARA LAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO

El Capítulo CAC-1 de la Recopilación Actualizada de Normas de las Cooperativas de Ahorro y Crédito (en adelante, “RAN CACs”) establece los lineamientos aplicables a las Cooperativas de Ahorro y Crédito (en adelante, “cooperativas” o “CACs”) fiscalizadas por la Comisión para el Mercado Financiero (en adelante, “Comisión”), conforme al Decreto con Fuerza de Ley N°5 de 2003, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, que establece el texto refundido, concordado y sistematizado de la Ley General de Cooperativas (en adelante, “LGC”). Sin perjuicio de lo anterior, existen instrucciones adicionales tanto legales como normativas que les son aplicables a las cooperativas.

El Banco Central de Chile (“BCCh”), en virtud de lo dispuesto por su Ley Orgánica Constitucional (“LOC”), la LGC y el artículo 7° del D.L. N° 1.638, de 1976, establece normas aplicables a las Cooperativas de Ahorro y Crédito, fiscalizadas o no por esta Comisión, en el Capítulo III.C.2 de su Compendio de Normas Financieras (en adelante, “CNF”).

El presente capítulo tiene por objetivo definir y aclarar las instrucciones adicionales, que les son aplicables a las cooperativas en el contexto regulatorio antes señalado.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 87 de la LGC, el patrimonio efectivo de las cooperativas, medido de acuerdo con lo establecido el N° 2 del Capítulo III.C.2 del CNF del BCCh, no podrá ser inferior al 5% de sus activos totales ni inferior al 10,5% de sus activos ponderados por riesgo, netos de las provisiones exigidas.

Para efectos de la supervisión y fiscalización del cumplimiento de las disposiciones legales a que se refieren al “patrimonio efectivo”, y bajo la definición

Hoja 2 establecida en el CNF, este se debe calcular de acuerdo con lo indicado en el numeral 1.1 de este Título.

De igual manera, la determinación del monto correspondiente al activo total se hará conforme a las reglas establecidas en el numeral 1.2 de este Título. Dichos elementos deberán considerarse para el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que se refieran a “activo total”.

El patrimonio efectivo de las cooperativas debe ser medido de acuerdo con lo establecido el N° 2 del Capítulo III.C.2 del CNF BCCh. En ese tenor, el monto de patrimonio efectivo se calculará como la suma/resta (según se indique) de los siguientes importes que se encuentren reflejados en el estado de situación financiera consolidado:

a) Agregar el monto total del patrimonio de los propietarios.

b) Se resta el capital suscrito y pagado que no cumpliera con las condiciones estipuladas en el N° 2 del Capítulo III.C.2 del CNF del BCCh para ser parte del patrimonio efectivo, así como la revalorización de dichas cuotas.

c) Se suman las provisiones que se hubieran constituido en la cuenta “Provisión acumulada para rescate de cuotas de participación bajo el tratamiento del inciso primero del artículo 19 bis de la LGC con nuevos aportes por recibir” del estado de situación financiera.

El activo total corresponderá al monto del activo total que se refleje en los estados financieros consolidados, con las deducciones o agregados que se indican a continuación:

a) Se agregan los equivalentes de crédito de los instrumentos derivados según lo instruido en el N°3 del Título II del Capítulo 12-1 de la Recopilación Actualizada de Normas para bancos (“RAN”) y se deducen los activos correspondientes a estos instrumentos.

b) Se agregan los montos correspondientes a las exposiciones de créditos contingentes, calculados según lo indicado en el Capítulo G-3 del Compendio de Normas Contables de Cooperativas, menos los importes de las provisiones constituidas sobre esas operaciones.

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Para la determinación de las distintas relaciones entre operaciones activas y pasivas dispuestas en el Anexo del Capítulo III.C.2 del Compendio de Normas Financieras del BCCh, las cooperativas se atendrán a las disposiciones de dicho Anexo y a las instrucciones para el envío a esta Comisión de los archivos C55, C56, C57 y C58 del Manual de Sistemas de Información de Cooperativas.

El valor de las garantías para efectos de los límites de crédito con garantía a que se refiere la letra c) del N° 6 del Capítulo III.C.2 del Compendio de Normas Financieras del BCCh, se calculará considerando lo dispuesto en el título IV del Capítulo 12-3 de la RAN.

Las cooperativas, de conformidad con lo indicado en el Capítulo III.C.2 del Compendio de Normas Financieras del BCCh, ofrezcan cuentas de ahorro para la vivienda o cuentas de ahorro para la educación superior, junto con atenerse a lo dispuesto en los Capítulos III.E.1.1 y III.E.1.2 de ese Compendio, deben dar cumplimiento a las instrucciones contenidas en los Capítulos 2-5 y 2-9 de la RAN.

Las cooperativas que emitan tarjetas de crédito conforme a lo previsto en la letra n) del artículo 86 de la Ley General de Cooperativas y en el Capítulo III.C.2 del CNF, se atenderán a lo dispuesto por el BCCh y a las instrucciones de esta Comisión contenidas en el Capítulo 8-41 de la RAN. Asimismo, se hace presente que a las cooperativas emisoras de tarjetas de crédito les resulta aplicable toda la normativa dictada por la Comisión en relación con dichos productos, incluyendo, sin limitarse a, las Normas de Carácter General, circulares y otras disposiciones pertinentes que los regulen.

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La emisión de bonos para las CACs lo permite la letra b) del artículo 86 de la LGC. En este contexto, para su emisión, las CACs deberán aplicar los lineamientos y cumplir con los requerimientos establecidos en el Capítulo 2-11 de la RAN.

Las cooperativas que decidan ejercer el giro de factoraje o el de leasing a que se refiere la letra m) del N° 6 del Capítulo III.C.2 del CNF, deberán obtener previamente autorización de esta Comisión.

Para solicitar dicha autorización y efectuar esas operaciones, las cooperativas deberán proceder conforme a lo señalado en los Capítulos 8-37 y 8-38 de la RAN.

De acuerdo con lo establecido en el Capítulo III.C.2 del Compendio de Normas Financieras del BCCh, las cooperativas pueden recibir depósitos a la vista, siempre que lo hagan utilizando las cuentas a la vista reguladas en el Capítulo III.B.1.1 de ese Compendio. Las cooperativas que decidan abrir tales cuentas deberán atenerse también a las disposiciones de esta Comisión, contenidas en el Título II del Capítulo 2-6 de la RAN.

Las cooperativas que mantengan cuentas vistas pueden emitir tarjetas de débito, ciñéndose a lo dispuesto en el sub-Capítulo III.J.1.2 del Compendio de Normas Financieras del BCCh y a lo instruido por esta Comisión en el Capítulo 8-41 de la RAN.

Por su parte, las cooperativas también pueden emitir tarjetas de pago con provisión de fondos como lo indica la letra o) del artículo 86 de la LGC. Para esto, deben seguir lo dispuesto en el sub-Capítulo III.J.1.3 del referido Compendio de Normas Financieras del BCCh, considerando además las instrucciones sobre la materia contenidas en el citado Capítulo 8-41 de la RAN.

Se hace presente que a las cooperativas que ofrezcan estos productos les resulta aplicable toda la normativa dictada por la Comisión en relación con los mismos, incluyendo, sin limitarse a, las Normas de Carácter General, circulares y otras disposiciones pertinentes que los regulen.

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De conformidad con las normas legales en vigencia, las Cooperativas de Ahorro y Crédito que cumplan con un capital mínimo de 400.000 unidades de fomento, con las exigencias del artículo 87 de la Ley General de Cooperativas y cuenten, a juicio de esta Comisión, con adecuadas políticas y procedimientos comerciales y operacionales y con un apropiado ambiente de control interno, pueden aceptar mandatos de sociedades Administradoras Generales de Fondos para la colocación de cuotas de los fondos que estas administren, para cuyo efecto deberán actuar en calidad de agentes colocadores.

Para tales efectos, los referidos mandatos deberán conferirse de acuerdo con las disposiciones legales que sean aplicables a cada tipo de fondo en particular.

Las cooperativas que realicen las operaciones de colocación de cuotas de fondos, además de dar cumplimiento a las normas que les son aplicables en la realización de esa actividad, deberán proporcionar a la Comisión la información que requiere en relación con esas operaciones y atenerse a las instrucciones que haya emitido.

Las cooperativas deberán adoptar resguardos operacionales y de seguridad de la información propios de los servicios financieros que presten y de los sistemas tecnológicos que utilicen, considerando aquellas materias y elementos específicos que complementan la gestión de diversos ámbitos del riesgo operacional.

En atención a lo indicado, se dispone que las cooperativas cumplan con las instrucciones contenidas en los Capítulos de la RAN para bancos que se indican en los apartados siguientes, las que en todo caso deben ser observadas considerando la naturaleza, volumen y complejidad de las operaciones de cada entidad.

El cumplimiento de estas disposiciones será parte de la evaluación habitual que realiza este Organismo en el ámbito de la gestión de los riesgos operacionales, de acuerdo con los lineamientos del Capítulo CAC-10 de esta Recopilación.

Para la prestación de servicios financieros que se efectúen mediante transmisiones de mensajes o instrucciones a través de redes de comunicación propias o de terceros, realizadas mediante el uso de dispositivos electrónicos (computadores, cajeros automáticos, teléfonos, terminales de venta, etc.), las cooperativas deben considerar aquellas disposiciones contenidas en el Capítulo 1-7 de la RAN, que resulten aplicables a los servicios que provean, referidos a los requisitos que deben cumplir los sistemas utilizados,

Hoja 6 las condiciones que se deben considerar para las transferencias electrónicas de fondos de sus clientes y la prevención de fraudes, entre otros.

El Capítulo 20-10 de la RAN para bancos, contiene el conjunto de lineamientos y buenas prácticas para una adecuada gestión de la seguridad de información y ciberseguridad, que también deberá ser observado por las cooperativas, en todo aquello que le resulte aplicable a cada entidad. Asimismo, este Capítulo se complementa con las disposiciones del numeral 5.2 de este Título, referido a la comunicación de los incidentes operacionales.

Las responsabilidades que dicho Capítulo asigna al Directorio de las entidades, en el caso de las cooperativas deberán ser observadas por el Consejo de Administración.

Para la contratación de proveedores de servicios externos que realicen una o más actividades operativas que también podrían ser efectuadas internamente por la entidad con sus propios recursos, tanto humanos como tecnológicos, las cooperativas deberán atenerse a las instrucciones contenidas, especialmente en el Capítulo 20-7 de la RAN y el Capítulo CAC-10 de esta Recopilación, que se detallan a continuación:

a) Las definiciones que deben ser consideradas para efectos de determinar el alcance de los servicios afectos a dichas normas, contenidas en el Título I del Capítulo 20-7 de la RAN.

b) Las consideraciones relativas a los riesgos que se asumen, contenidas en el Título II del Capítulo 20-7 de la RAN. En lo que respecta a la referencia al Capítulo 1-13 de la RAN, se aplicará lo dispuesto en el Capítulo CAC-10 de esta Recopilación, relativo a materia de la evaluación de la Administración del riesgo operacional.

c) Las condiciones que deben cumplirse en la externalización de servicios, a que se refiere el Título III del Capítulo 20-7 de la RAN.

d) Los factores que se deben considerar para externalizar servicios de procesamiento de datos del Título IV del Capítulo 20-7 de la RAN. El requisito contemplado en el literal i) de la letra b) del numeral 1 del referido Título, podrá ser excepcionado por el Consejo de Administración, cuando se asegure, por medio de un informe anual, que la entidad cumple con las medidas preventivas allí contempladas, con excepción de la exigencia que menciona la necesidad de mantener una adecuada gestión del riesgo operacional en la última evaluación realizada por este Organismo, calificada de conformidad con lo establecido en el Capítulo CAC-10 de esta Recopilación.

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e) Los requisitos considerados en el Título V del Capítulo 20-7 de la RAN, en el ámbito de la externalización de servicios en la nube, cuando se encuentren asociados a una actividad estratégica o crítica para la cooperativa.

Las cooperativas deberán desarrollar planes y medidas de continuidad operacional que consideren lineamientos y buenas prácticas para la gestión de los riesgos de continuidad de negocios contenidas en los títulos I y II del Capítulo 20-9 de la RAN, acordes a las condiciones propias de cada entidad.

Los auditores externos deberán ser independientes de las cooperativas que auditen y estar inscritos en el Registro de Empresas de Auditoría Externa de esta Comisión. Sus administradores, socios principales, así como quienes dirijan la auditoría y firmen los informes, deberán contar con certificaciones profesionales, experiencia mínima en auditoría y no tener vínculos financieros con la cooperativa auditada.

Los auditores externos estarán facultados para examinar todos los libros, registros, documentos y antecedentes de la cooperativa sometida a su dictamen, incluyendo los de sus entidades filiales, debiendo éstas y aquéllas otorgarles todas las facilidades necesarias para el desempeño de su labor.

Los auditores externos deberán examinar la contabilidad, inventario, los estados financieros y expresar su opinión profesional e independiente sobre dichos documentos y estados de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas en Chile.

Su función debe contemplar como mínimo los siguientes aspectos:

a) El examen de las operaciones realizadas por las cooperativas y si éstas se encuentran reflejadas razonablemente en la contabilidad y estados financieros de conformidad con los criterios contables dispuestos por esta Comisión en el Compendio de Normas Contables para Cooperativas.

b) Señalar en un informe a la administración de la cooperativa, con copia a esta Comisión, las deficiencias que se detecten respecto a la adopción de prácticas contables, sobre el sistema administrativo y de gestión, y los sistemas o procedimientos de control interno.

c) Revelar la posible existencia de irregularidades que puedan afectar la posición financiera, los resultados de las operaciones o el funcionamiento de la cooperativa.

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d) La utilización de técnicas y procedimientos de auditoría que garanticen la confiabilidad de sus informes y dictámenes, y que proporcionen elementos de juicio válidos para la toma de decisiones.

El Comité de Auditoría de la cooperativa tendrá la responsabilidad de tomar conocimiento de los auditores externos seleccionados, así como de los términos y alcances de las auditorías, antes de sus inicios. Cualquier discrepancia o diferencia de interpretación respecto a las condiciones de las auditorías deberá ser abordada de manera oportuna y en el plazo más breve posible.

La cooperativa debe garantizar la disponibilidad de información completa, fidedigna y oportuna para sus socios, el mercado y demás partes interesadas, con el objeto de asegurar la transparencia y la adecuada toma de decisiones dentro del correcto funcionamiento de la entidad. Para ello, los contenidos mínimos de dicha información se establecerán en una Política Interna sobre Mecanismos y Lineamientos para la Divulgación de Información, la cual deberá ajustarse a la legislación y normativa vigente en materia de protección de datos personales y confidencialidad.

Esta Política deberá contemplar tanto la información destinada a los socios y a los órganos internos como aquella orientada a garantizar la transparencia frente al mercado y demás partes interesadas. Entre los contenidos a divulgar podrán incluirse aspectos relacionados con la transparencia, la democracia interna, la disciplina de mercado y otros temas relevantes que permitan comprender el funcionamiento de la entidad, sus políticas y los principios definidos por la Junta General de Socios.

La Política deberá ser aprobada por el Consejo de Administración. Cualquier actualización posterior podrá ser propuesta por el propio Consejo, por la Junta General de Socios o por esta Comisión. Una vez aprobada la Política o sus eventuales actualizaciones, el Consejo de Administración adoptará las medidas necesarias para su implementación y velará por su cumplimiento, asegurando la adecuada divulgación de la información tanto a nivel interno como externo.

Asimismo, las cooperativas que sean emisoras de valores deberán cumplir con lo dispuesto en los artículos 9 y 10 de la Ley Nº 18.045, así como con la normativa dictada por esta Comisión aplicable a emisores de valores.

En relación con la información para divulgar al público sobre depósitos y captaciones, las cooperativas deberán informar las tarifas y cobros asociados a los productos de captaciones, ciñéndose a lo dispuesto en el N° 6 del Capítulo 2-1 de la RAN. Por otra parte, para informar a los depositantes acerca del alcance de la disposición legal sobre la garantía estatal de los depósitos, se atendrán a lo dispuesto en el Capítulo 18-8 de la RAN.

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Información que deben enviar las cooperativas a la Comisión en forma recurrente o cuando ocurran los hechos que se indican

A más tardar dentro de los cinco días hábiles bancarios siguientes a la fecha en que ocurrieron los hechos que se indican, se informarán a esta Comisión:

a) Acta de la Junta Constitutiva de la cooperativa, y de su extracto inscrito y publicado conforme lo dispone la Ley, tras el momento en que la Cooperativa comience a ser fiscalizada por la Comisión.

b) Acta de la Junta General de Socios que aprobó la reforma del estatuto social, la fusión, división, transformación o la disolución de la cooperativa, así como el extracto inscrito y publicado conforme lo dispone la Ley.

c) Acta de la Junta General de Socios, en la que conste la elección, modificación y/o destitución de los integrantes del Consejo de Administración, gerentes y/o socios administradores o miembros de la Comisión Liquidadora, según corresponda.

d) Acta de la sesión constitutiva de cada Consejo de Administración.

e) Acta de la sesión del Consejo de Administración en la que se constate la aceptación de la renuncia de uno o más consejeros, su exclusión en su calidad de socio o de su reemplazo permanente por alguna de las causales de cesación en el cargo contempladas en la Ley, en el presente Capítulo o en el estatuto social.

f) Acta de la sesión del Consejo de Administración en la cual conste la designación o la revocación en el cargo del gerente.

g) La emisión de la Memoria de la Cooperativa, acompañando un ejemplar de ella.

h) Cambios de domicilio de la casa matriz, sucursales o agencias.

i) Cualquier instrumento público o privado que se relacione con los literales anteriores.

Los antecedentes descritos en los literales c), d), e), f) y i) precedentes, deberán ser acompañados por una copia autorizada ante notario en caso de que así lo disponga la Comisión. La remisión de estos antecedentes será responsabilidad de los miembros del Consejo de Administración y del gerente, quienes deberán, asimismo, velar por la realización de las inscripciones que correspondan.

En particular, en los casos en que se exija que las actas se encuentren firmadas, o que deban reducirse a escritura pública, inscribirse y/o publicarse, el plazo de

Hoja 10 cinco días hábiles bancarios se computará desde que dichas actas hayan cumplido todas las formalidades legales aplicables. Sin perjuicio de lo anterior, y para fines de supervisión, la cooperativa deberá remitir versiones preliminares de las actas, aun cuando estas no se encuentren completamente formalizadas. Para esto, se tendrá un plazo máximo de 5 días hábiles bancarios desde que se haya ejecutado el acto que da origen a los acuerdos. La remisión de dichos antecedentes preliminares no exime del cumplimiento de la obligación de remitir las actas formalizadas en los términos establecidos en la presente normativa, si es que esta no estuviera completamente formalizada a la fecha del envío preliminar.

Los miembros del Consejo de Administración, junto con el gerente, serán responsables de la remisión de estos antecedentes, y de solicitar las inscripciones que correspondan.

Los miembros del Consejo de Administración junto con el gerente serán responsables de la remisión de estos antecedentes, y de solicitar las inscripciones que correspondan.

Las cooperativas deberán comunicar a esta Comisión los incidentes operacionales a los que se refiere el N° 1 del Capítulo 20-8 de la Recopilación Actualizada de Normas para bancos, en la oportunidad y forma que indica el numeral 1.1 del referido Capítulo.

Asimismo, la institución será responsable de informar oportunamente a los clientes o usuarios sobre la ocurrencia de incidentes que afecten la calidad o continuidad de los servicios, o cuando se trate de un hecho de público conocimiento, según se indica en el numeral 1.2 del citado Capítulo.

Sin perjuicio de la demás información que se solicite esporádicamente o cuyo envío se exija en otras normas, las cooperativas deberán remitir a esta Comisión la información que se indica en la sección de Antecedentes del Manual de Sistemas de Información de Cooperativas.

Los datos personales de los socios, incluyendo las operaciones de depósitos, ahorros y demás captaciones de cualquier naturaleza que reciban las cooperativas, quedarán sujetos al tratamiento de reserva establecido por la Ley N° 19.628, de 1999, sobre Protección de la vida privada.

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Sin perjuicio de lo anterior, las cooperativas podrán establecer en sus estatutos sociales normas adicionales sobre protección de datos de carácter personal de sus socios que estimen necesarias, atendida la naturaleza de sus operaciones.

Las instrucciones contables impartidas por este Organismo se encuentran contenidas en el “Compendio de Normas Contables de Cooperativas”, el cual establece las disposiciones que regulan la preparación, presentación y divulgación de la información contable por parte de las CACs supervisadas por la Comisión.

Asimismo, para la preparación y envío de información periódica a esta Comisión, ya sea a través de archivos o mediante formularios, las entidades deberán atenerse a las instrucciones contenidas en el “Manual de Sistemas de Información de Cooperativas”, en el cual se establecen las especificaciones relativas a la información y a los archivos que deben remitir a esta Comisión.

Las disposiciones contenidas en el Compendio de Normas Contables de Cooperativas y en el Manual de Sistemas de Información de Cooperativas constituyen, para todos los efectos, normas legalmente impartidas por esta Comisión y deberán ser observadas por las entidades supervisadas en la preparación y envío de la información requerida.